ひまわり農業協同組合 様
| 導入年月 | 2022年10月 |
| 利用ユーザ数 | 6名 |
| 導入形態 | クラウド |
| 導入目的 | ・燃料課における各種の顧客情報の共有と一元化 ・組合内における情報管理、マネジメント等の効率化 ・顧客への迅速な緊急対応の実現 ・ターゲットを絞った新規顧客獲得の実現 |
愛知県の南東部、豊川市全域を営業エリアとする「JAひまわり」。JAの事業としては、営農、信用、共済、生活関係と幅広い事業を行っており、営農事業ではエリア内の農家の生産物の集荷、出荷のほか営農情報の提供や生産資材の供給など各種の支援を行っています。生活事業では、福祉や燃料の事業とともに、直売所施設「グリーンセンター豊川」では、「産直ひろば」として広く一般顧客に食料品や産直品、種苗等を販売しているほか、「わい！わい！ホール」と称する広い集会場を併設し、女性部による料理教室や福祉活動「たすけあいの会」などに利用されています。
燃料課独自に『戦略箱ADVANCED』を導入
（生活部燃料課の課長・藤谷智仁さん）
幅広く事業展開するJAひまわりのなかで営業活動のDX化を実現する営業支援システム『戦略箱ADVANCED』を導入したのは、燃料課です。燃料課は豊川市全域の農家や一般家庭、企業にエネルギーを供給しています。
「JAひまわりは1989年に豊川市と周辺4町（のちに4町は豊川市に編入）の農業協同組合が合併して発足し、34年経ちます。その間、事業は総合的に発展し、組合員の方々をはじめ多くのお客さまの生活全般に関わる事業展開を進めてきました。そのなかで燃料課は、広く一般のご家庭を中心にLPガス、灯油などガス・エネルギーの供給はもちろんコンロ、給湯器などのガス機器の販売や設置交換なども行っています。メインのLPガスの供給事業は、いわば『まちのLPガス屋さん』と同じ営業体制ですから、他のLPガス業者さんはよきライバル。契約数を伸ばすため、互いに切磋琢磨しています」
と生活部燃料課の藤谷智仁課長は業務の状況を語ります。
燃料課の職員は藤谷課長、事務スタッフを含めて14名。LPガス営業担当5名が顧客対応や新規顧客の獲得など、日々の営業活動に従事しています。
JAあいち経済連からの紹介を受ける
『戦略箱ADVANCED』を試験的に導入したのは1年ほど前の2022年7月初旬のこと。当初3カ月はいわば試行期間で、10月から本稼働となりました。
導入にあたっては、JAあいち経済連（愛知県経済農業協同組合連合会）から紹介を受けたことが大きかったようです。JAあいち経済連のエネルギー部ホームエネルギー課では、インフォファームの『戦略箱ADVANCED』をはじめ、関連農業団体向けにDX化のためのシステム・機器等の選定・紹介・導入から活用までの支援を行っています。
同連合会のホームエネルギー課推進担当者に前任課長がJAひまわり燃料課のDX化などについて相談したところ、『戦略箱ADVANCED』を紹介された、とのことです。同様の他社システムを導入する際には、試行期間も有料であるケースが多いのですが、「トライアルに無料で対応していただける点も検討しやすかった」と藤谷課長は語ります。
顧客管理・活動報告・販売機器の対応をDX化
では、実際の導入経過を見ていきます。まず導入前、JAひまわりには次のような業務課題がありました。
①顧客管理
管理者（藤谷課長）は、燃料課として訪問・攻略すべき顧客のところへ訪問し、営業活動できているか、十分に見えているとは言い難かった。
そのため、訪問すべき顧客のところに行くように指示を出し、結果のチェックをしっかりと行いたかった。一方、担当者（5名の営業担当）は、しっかりとやっているつもりでも、異動があった場合などにスムーズに顧客情報を引き継ぎたいという思いがあった。
②活動報告
藤谷課長としては、本来行うべきことができているか、進捗が順調か遅れているかがリアルタイムではわかりづらく、5名の営業担当としては、紙による報告のままだと過去の経緯を振り返ることがむずかしく、また、燃料課全体としても、紙による報告のままではどうしても一方通行になり、具体的な指示や結果の確認・共有ができにくく、課全体としてもPDCAがスムーズに回っていかない状況があった。
③機器販売
藤谷課長並びに5名の営業担当としても、買い替え提案などをタイムリーに行い、情報収集や販売機会損失の防止につなげ、売上向上・利用者確保につなげたいという思いがあった。
これらの課題は、結局のところ「新規獲得数の増加、顧客離反の防止、器具の売上増加」というニーズにつながります。その燃料課のニーズに対して、「マネジメントの強化、案件進捗と販売機会損失の見える化、生産性の向上」という面で支援できるのが『戦略箱ADVANCED』だったのです。
『戦略箱ADVANCED』を活用すれば、次のような効果が得られます。
まず、①顧客管理については、訪問すべき顧客情報をターゲットリストとして管理し、顧客の基本情報だけでなく、販売履歴や保安情報も一元的に管理。顧客情報が手軽に把握できるので、散在する情報を探し回る必要がなくなります。また、過去の提案情報や活動履歴も蓄積されるため、人事異動の際にも、スムーズに顧客情報の引継ぎが行えます。
次に、②活動報告については、担当者が外出先から音声入力や写真添付で容易にかつ詳細に報告でき、管理者はその活動報告を受けて、瞬時に閲覧・検印できるので、活動結果の確認とともに指示やアドバイスも迅速にでき、PDCAサイクルを回すことにつながります。
さらに③機器販売に関する情報管理については、既存の蓄積された設置済み機器のリアルタイム情報を閲覧できるので、“次の活動・提案に向けたターゲッティング”が可能です。
『戦略箱ADVANCED』活用の全体をイメージすると、下図のようになります。
「導入のいちばんの目的は、一言でいうと『業務のDX化』です。特に、課内でやりとりする情報の共有と迅速な対応に関して、使い勝手のよいツールを探していました。日報はもちろんのこと、ガス器具の不具合などお客さまから寄せられた情報を共有し、迅速に対応するため、これまでの『紙と電話』による対応では、どうしても一方通行になりがちです。現場対応している5名の職員も出先で日報を記入したり、不具合の対応状況を画像で報告できたりすれば、手間が省けます。そうした一連の情報のやりとりを効率化でき、時間を有効活用できるツールを探していたわけです」
システムへの期待度も高く、新たな要望としては「ガス器具の販売や更新に関する案件の進捗管理からガス器具メーカーへの発注までがスムーズにできようにしたい」といったことがありました。この点については、現在、ガス器具等のカタログはデジタルデータとしてタブレット端末に入れていますから、現場・出先で顧客に示しながら商談できる状態です。しかし、実際の発注面になると、燃料課内の稟議・決裁はもちろん、ガス機器メーカーやJAあいち経済連との情報共有、連絡体制も必要になってきます。そのため、今後の課題といえそうです。
担当者の入力情報を、さまざまな画面に展開
実際の活用状況を見てみましょう。まず、スケジュールの全体管理です（下記画面参照）。
※以下、画面ショットはいずれもモデル例で、実際にJAひまわりが利用している画面とは異なります。
上記がスケジュール（今週・今日の業務）全体のポータル画面です。この画面から、訪問予定、スケジュール照会、活動報告・コメント、次回作業予定、管理者による活動の確認・検印、また業務件数・活動時間の集計・分析、顧客情報・関連情報のカルテなどに必要な情報が紐づけられ、推移・展開していくことができます。担当者がすべての画面に逐一、情報を打ち込まなくても、打ち込んだデータは共有され、上記のような各種の報告・分析に展開でき、アカウントを持つ燃料課のメンバーは確認できるのです。
こうして蓄積された情報から、たとえばお客さまが利用するガス器具の製造年月のデータを抽出することもできます。それは、ガス器具を買い替える必要のある顧客のリストでもあり、ターゲットを絞った、“次にアプローチすべき顧客”のリストともなるのです。そのリストを確認しながら、藤谷課長としては担当者に的確なアドバイスもできます。
藤谷課長が管理者して重宝するのは、下記の活動報告・コメント画面だとのこと。
「添付された画像で活動状況が報告されるので、何をどう行ったかが、文字で説明されるよりはっきりわかります」
まさにデジタルデータは「百聞は一見に如かず」です。
コメント欄に書き込まれる内容の濃淡の平準化も今後の課題
燃料課のテーブル（写真手前側の島）
2022年10月に本格稼働して約半年強、時間の有効活用、効率的な営業活動や迅速な顧客対応に関して十分な成果があったと藤谷課長は語ります。
「まず日報等の記入も、事務所へ戻ってからデスクに向かって、ではなく現場でできますから、それだけ効率的に活動できます。お客さまの使うガスの配管・器具等の不具合も、現場で写真を撮って『戦略箱ADVANCED』に入れて情報共有すれば、それぞれの現場にいる担当者同士で確認でき、リアルタイムでの対応が可能です。こうした情報のやりとりに時間と手間がとられなくなったことが大きな利点です」
また、これまでどのような顧客対応をしてきたか履歴が瞬時にわかるので、事務所にいる課長と外出先の担当者の情報のやりとりも履歴情報を踏まえて瞬時に対応できるようになりました。「かつては担当者が事務所へ戻り課長へ状況説明をして、確認後に対応のアドバイス等をしていたのですから、隔世の感があります」
なお、活動報告などのコメントを担当者が書き込む部分では、どうしても担当者によって、また、対応の内容によっても濃淡が出てしまうとのこと。端的に結果報告だけのケースもあれば、経緯も含めて細かに説明する人もいます。
活動報告をコメントとしてどうまとめるか、一定のルールは示しましたが、どうしてもムラはあるもの。ただ、いずれにしても課長として指示を含めてフィードバックをその日のうちに入れることを心がけています」
また、燃料課では他のLPガス業者の料金・お客さまとの関係性、切り替えの可能性などの他社情報も入れ、情報共有できるようにしています。加えて、情報についてはJAあいち経済連の担当者も確認できるので、燃料課を超えて、より的確なアドバイスを受けられるようになっています。
「JAひまわりはもちろん、JAでは各種の業務を事業部ごとに行っている面があるので、『戦略箱ADVANCED』についても燃料課が独自に導入し、進めてきました。他の事業部とも『戦略箱ADVANCED』を通じたデータ連携は可能ですが、そこまで踏み込んでやっていないのが現状です」
と藤谷課長は語ります。それだけに、どのような使い方ができ、どう活かせるのかなどを他の事業部、さらに他のJAは注目しているといえるでしょう。
燃料課では、定期的に会議・ミーティングを行うなかで、『戦略箱ADVANCED』を通じてやりとりした情報の振り返りを行い、実際の営業活動にどう活かすのかについても話し合ってきました。今後、どのようなお客さまにターゲットを絞ったらよいかも見えてきたようです。
従来どおりのやり方で拡販・新規顧客の獲得を狙うのか、オール電化のご家庭に絞って切り替えを狙うのか、都市ガスを入れているご家庭にガス器具の切り替えを狙うのか、灯油からガスの切り替えを狙うのか、ターゲットの選定によって行うべき営業活動は変わってきます。
そのターゲット選定の際の有力な情報源としても『戦略箱ADVANCED』でやりとりした履歴情報は有用です。『戦略箱ADVANCED』はJAひまわり、JAにかかわらず、より積極的・効率的な営業展開を図る企業・部署に有益な支援ができるツールになっています。
| 本店 | 愛知県豊川市諏訪1-1 |
| 職員数 | 正職員:380人 |
| 組合員数 | 正組合員:7,197人、准組合員:28,723人（合計35,920人） |
| <ご担当部署> | |
| 生活センター | 愛知県豊川市馬場町上石畑65 |
| ご連絡先 | 0533-89-5558 |