「部署異動が発生したときに業務の引継ぎに時間がかかっている」

「どこで誰がなにをしているのかがわからない、作業がブラックボックス化している」

そんなお悩みをかかえている企業様も多いのではないでしょうか。

このようなお悩みは『業務の見える化』で解決できるかもしれません。

今回のショートコラムでは『業務を見える化』するメリットや進め方についてご紹介します。

そもそも『業務の見える化』とはどのようなことを指すのでしょうか？

業務の見える化とは、これまでなんとなくこなしていた業務のプロセスや進捗、作業内容や問題点などを整理し可視化することで、いつ・どこで・どのように仕事をしているのかを把握できるようにすることを指します。

例えば「〇〇の進捗はどうなっているか」「〇〇さんは今なにをしているのか」「進捗が遅れているタスクはないか」など様々な情報を簡単に確認、共有できることが、業務が見える化されている状態です。

業務の見える化のメリットは大きく分けて4つ挙げられます。

・業務全体像の把握
・業務改善の起点になる
・属人化の解消につながる
・業務の標準化と品質向上

上記4つについてご紹介していきます。

・業務全体像の把握
業務の全体像が把握できると、今、どこで何が行われているのかなどタスクの進捗を簡単に把握できるようになります。

部署を跨いだタスクがあったとしても、現状を簡単に確認できるようになるなど、業務のつながりが見えるようになることで全体での情報共有が促進されます。

そのため、作業の重複や連携ミスを防ぎ、例えばなにかトラブルが起きても関係部署に迅速な情報伝達が可能になります。

・業務改善の起点になる
工程を洗い出し、業務内容が見えるようになることで重複作業や手戻り、不要な工程などを見つけやすくなります。

「昔からのやり方を継続していたが、工程を洗い出すことでより良い方法に改善できる」など作業効率の向上を狙えます。

また「誰がどれぐらいタスクを抱えているのか」について見える化されるので、これまで偏りがあった業務負荷を無くし、適した業務負担の分配、人員配置を行えます。

・属人化の解消につながる
「業務の内容を担当者しか把握していない」など業務が属人化していると担当者が不在にしていたら対応ができなかったり、異動の際の業務の引継ぎに時間がかかるなど業務に支障が出てきます。

業務の見える化で担当者以外も把握しやすくなると、業務の引継ぎをスムーズに行えるようになるなど担当者に依存せず、属人化が解消されます。

・業務の標準化と品質向上
これまでは属人化されており、同じ業務でもやり方にばらつきがあり、質に影響していた、そんなこともあったかもしれません。

業務が見える化されることで、全員が工程を理解・実行できるようになり、業務の標準化が進みます。

これにより一定の品質で業務を行うことができるようになります。

業務の見える化は大きく4つのステップで行います。

1.現状把握
まず、現状の把握です。

既存のマニュアルや手順書があるのか、実際の業務はどのように行っているのか担当者にヒアリングするなど、どんな業務を誰が、どのように進めているのかを明確にしてください。

2.業務プロセスの整理
次に洗い出した情報を整理します。

口頭でしか作業手順の伝達ができていなかったならばマニュアルを作成するなど、作業の流れや注意点がまとめられ、属人化を解消します。

他にも業務フロー図などを用いることで視覚的にわかりやすくなります。

3.分析
見える化された業務を再確認して、非効率な業務はないか、属人化している点はないかなど改善点を洗い出します。

洗い出された改善点を基に最適な業務プロセスを策定します。

4.実行、定期的な見直し
最後に改善策を実行します。

試しに改善策を試してみたら別の問題が出てくる、そんなこともあるかもしれません。

そんなときは改善を重ねてみてください。
また改善して終わりではなく、定期的に見直すことが重要です。

せっかく改善しても時間がたつにつれ、より効率的なやり方が見つかるかもしれません。

定期的な見直しは有効です。

以上、業務を見える化するメリットや進め方についてご紹介しました。

業務を見える化により無駄を発見、見直すことで業務の効率化が進みます。

他にも属人化の解消や業務の標準化による品質担保などメリットがあります。

業務の見える化はExcelで管理されることもありますがツールを用いられる場合もあります。

ツールにはプロジェクト管理ツールや見える化したい業務に特化したツールもあります。

たとえば今まで口頭で行っていた教育業務を映像に残すことで、人によって教えることがバラバラだった、といったような属人化を防ぎます。

このように現場業務・教育の属人化を防ぐためには映像化ツールが適しているかもしれません。

他にも営業の業務を見える化して、より売れる仕組みづくりを行いたいならば、SFAが適しているでしょう。

このようにご自身の業務を見える化する目的に合わせて適するものを選んでいただけたら幸いです。

SFA/CRMの『戦略箱ADVANCED』は商談の進捗プロセスを見える化できます。

部門を跨いだ利用が可能なので、例えば営業部だけではなく製造部まで関わるプロセスでも「今・どこで・何をしているのか」がわかります。

他にも情報の一元管理により、顧客に紐づく情報をすべて戦略箱上で管理いただけます。

掲示板にマニュアルなど各種資料を添付できるので、業務に必要な情報を集約できます。

詳細についてご興味がある方は下記ボタンより資料をご確認ください！